Gestor de nombramientos

El panel lateral de citas tiene muchas herramientas que le ayudarán a gestionar una cita y también a mejorar la comunicación con el cliente.

Panel lateral de citas: Ficha Detalles

La pestaña Detalles es la primera pestaña del panel lateral de citas y proporciona un acceso rápido a la información esencial y a las funciones de uso frecuente de cada cita.

Panel lateral de citas: Ver biografía del cliente

En el panel lateral de citas, se puede acceder fácilmente a la biografía del perfil del cliente. Si se ha añadido una biografía, la imagen del cliente mostrará un borde de color. Esto le permite ver rápidamente los detalles relevantes del cliente sin salir de la vista de la cita.

1. Localizar la imagen del cliente: En la pestaña "Detalles" del panel lateral de la cita, busque la imagen del cliente (o el marcador de posición de la imagen con las iniciales).
2. Pase el ratón para ver la biografía: Pase el ratón sobre la imagen o el marcador de posición para ver el contenido de la biografía del cliente.

Panel lateral de citas: Edición rápida de clientes

Actualice fácilmente los datos de contacto clave de un cliente directamente desde el panel lateral de citas.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente que desea editar.
2. Localizar la opción de edición rápida: En la pestaña Detalles, busque el lápiz de edición junto al nombre del cliente y haga clic en él.
3. Editar la información del cliente: Aparecerá una ventana emergente en la que podrá actualizar los siguientes datos:
   • Nombre
   • Apellido
   • Número de teléfono
   • Dirección de correo electrónico
   • Género
   • Idioma
   • Fecha de nacimiento
   • Método de referencia
4. Guardar cambios: Una vez que hayas realizado las actualizaciones necesarias, haz clic en Guardar para confirmar los cambios.

Panel lateral de citas: Perfil del cliente

Es fácil acceder al perfil de un cliente directamente desde el panel lateral de citas, lo que garantiza que pueda ver información detallada del cliente sin interrumpir su flujo de trabajo.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente cuyo perfil desea consultar.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Seleccionar perfil de cliente: En el menú desplegable, seleccione Perfil del cliente.
   • Para permanecer en la misma fecha en la agenda, haga clic con el botón derecho en la opción y seleccione "Abrir en una pestaña nueva".
4. Ver perfil: Al hacer clic en Perfil del cliente se abrirá el perfil completo, lo que le permitirá revisar los detalles del cliente.

Panel lateral de citas: Chat con el cliente

Con las integraciones de SMS o WhatsApp, puede acceder y gestionar fácilmente los chats de los clientes directamente desde el panel lateral de citas, lo que permite una comunicación rápida y una experiencia de mensajería fluida.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente cuyo chat desea consultar.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Elija Chat: En el menú desplegable, seleccione Chat.
4. Abrir el chat: Aparecerá la ventana emergente del chat, donde podrás ver los intercambios de mensajes anteriores y enviar un nuevo mensaje.

• Si el cliente responde, aparecerá una alerta en el icono de chat del banner superiorpara avisarte de nuevos mensajes.

Panel lateral de citas: Añadir un temporizador

La función de temporizador de InFlo le permite establecer temporizadores internos para diversas tareas, ya sea un recordatorio para realizar un seguimiento con un cliente, comprobar el progreso de un miembro del equipo o cualquier otra acción sensible al tiempo.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente al que desea asignar un temporizador.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Elija Temporizador: En el menú desplegable, seleccione Temporizador.
4. Establecer la duración del temporizador: Seleccione el intervalo de tiempo deseado para el temporizador.
5. Añada un comentario (opcional): Puede añadir una breve nota como recordatorio de la finalidad del temporizador.
6. Guardar el temporizador: Haga clic en "Guardar". El temporizador será ahora visible en el pancarta superior, avisándote cuando sea el momento de actuar.

Panel lateral de citas: Enlazar citas

La función de enlace de citas de InFlo le permite conectar las citas del mismo día de un cliente, simplificando la gestión y la facturación. Al pasar el ratón por encima de cualquier cita vinculada, se resaltan todas las citas relacionadas para ese día, lo que facilita ver la agenda del cliente de un vistazo. Además, la vinculación de citas permite combinar los cargos de varios servicios en una sola transacción, lo que agiliza el proceso de pago.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la primera cita del cliente cuyas citas desea vincular.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Elegir enlace: En el menú desplegable, seleccione Enlace.
4. Seleccionar segunda cita: Haga clic en la cita adicional que desea vincular.
5. Confirme: En la ventana emergente de confirmación, haga clic en Sí para completar el proceso de vinculación.
6. Repita: Continúe vinculando cada cita necesaria para el cliente repitiendo los pasos 3-5 hasta que todas las citas relevantes estén vinculadas.

Si necesita desvincular una cita siga los pasos anteriores pero ahora la opción en los 3 puntos  dirá desvincular.

Panel lateral de citas: Copiar y pegar una cita

La función Copiar y pegar citas de InFlo agiliza la programación para los clientes que reservan varias citas para el mismo servicio en días diferentes. Esta función le permite copiar los detalles y ajustes de una cita y pegarla en otro día, ajustando la hora o el empleado asignado si es necesario, manteniendo el mismo cliente y servicio.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita que desea copiar.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Copiar Cita: En el menú desplegable, seleccione Copiar.
4. Elegir nueva franja horaria: Navegue hasta la fecha y hora deseadas para la nueva cita y selecciónela.
5. Confirme: En la ventana emergente de confirmación, haga clic en Sí para completar el proceso de pegado.
6. Repita: Siga repitiendo los pasos 3-5 para copiar y pegar la cita en todas las franjas horarias necesarias.

Si decide no seguir adelante con la copia de una cita, simplemente haga clic en la X de la ventana emergente que muestra la información de su portapapeles. Esto borrará la cita copiada de su portapapeles y cancelará la acción de copiar.

Panel lateral de citas: Cortar y pegar una cita

La función "Cortar y pegar citas" de InFlo le permite reprogramar rápidamente una cita sin necesidad de cancelarla y volverla a reservar, lo que resulta ideal para los clientes que reprograman sus citas dentro de su política de cancelación. Esta función le permite mover una cita de su fecha y hora originales directamente a una nueva franja horaria, conservando los detalles de la cita sin marcarla como cancelación tardía.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita que desea reprogramar.
2. Localizar los tres puntos: En la pestaña Detalles, haga clic en los tres puntos situados junto al nombre del cliente.
3. Cita previa: En el menú desplegable, seleccione Cortar.
4. Elegir nueva franja horaria: Navegue hasta la fecha y hora deseadas para la nueva cita y selecciónela.
5. Confirme: En la ventana emergente de confirmación, haga clic en Sí para finalizar la reprogramación. La cita original se eliminará, dejando sólo la cita reprogramada en su nueva franja horaria.

Si decide no cortar una cita, simplemente haga clic en la X de la ventana emergente que muestra la información de su portapapeles. Esto borrará la cita del portapapeles y cancelará la acción de cortar.

Panel lateral de citas: Visualización de saldos de clientes

En la pestaña Detalles del panel lateral de la cita, dos banners muestran el Saldo de la cuenta del cliente y el Paquete Saldo. Estos banners le ofrecen una vista rápida de cualquier saldo positivo o negativo que pueda necesitar atención, ya sea relacionado con su cuenta general o con un paquete específico. Esto le ayuda a tratar los saldos pendientes o los créditos disponibles durante el proceso de cita.

Panel lateral de citas: Visualización de formularios pendientes

En la pestaña Detalles del panel lateral de citas, puede ver fácilmente cualquier cita pendiente. formularios de admisión para un cliente en el banner Formularios de admisión pendientes. Los formularios de admisión son esenciales para ofrecer servicios de alta calidad, ya que recogen información vital y consentimientos antes de la cita. Al acceder rápidamente aquí a los formularios pendientes/incompletos, puede ver inmediatamente si falta algún formulario importante, lo que le permite tomar medidas, como ponerse en contacto con el cliente o pedirle que llegue antes para completar los formularios. 

Basta con hacer clic en el widget para desplegar una lista desplegable que muestra todos los formularios pendientes del cliente. Si sus permisos de usuario y la configuración del formulario lo permiten, puede hacer clic en el nombre de un formulario para revisarlo o editarlo directamente.

Panel lateral de citas: Edición de citas

En la pestaña Detalles del panel lateral de citas, puede modificar rápidamente los detalles de una cita.

1. Seleccione la Cita: Haga clic en la cita que desea editar.
2. Abrir el modo Edición: En la pestaña Detalles, haga clic en el icono de lápiz de edición situado junto al widget de información de la cita.
3. Haz ediciones: En la ventana emergente que aparece, ajuste la configuración de la cita, como la hora, el empleado, el servicio, la sala y las notas. Para cada elemento, haga clic en el lápiz de edición y seleccione la nueva opción en el menú desplegable.
4. Guardar cambios: Una vez completados los cambios, haga clic en Actualizar para confirmarlos y guardarlos.

Panel lateral de citas: Notas de servicio

En la pestaña Detalles del panel lateral de la cita, todas las Notas de servicio de una cita aparecerán como una pancarta roja, para que el personal pueda verlas fácilmente. Para eliminar una nota, basta con hacer clic en la X del banner.

Panel lateral de citas: Confirmar una cita

InFlo ofrece múltiples formas para que los clientes confirmen sus citas, pero su personal también puede confirmar citas en su nombre.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita que desea confirmar.
2. Localizar la opción Confirmar: En la pestaña Detalles, busque el banner Confirmar cita.
3. Confirmar la cita: Pulse el botón Confirmar. Si esta cita está vinculada con otras citas, todas las citas serán confirmadas.
4. Ver confirmación: La cita se marcará ahora como confirmada y su color cambiará para reflejar el estado de confirmación. 

Panel lateral de citas: Desconfirmar una cita

Si una cita ha sido confirmada accidentalmente, puede desconfirmarla fácilmente.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita que desea desconfirmar.
2. Localice la opción Desconfirmar: En la pestaña Detalles, busque el banner Desconfirmar cita.

2. Desconfirmar la cita: Pulse el botón Desconfirmar. Si esta cita está vinculada con otras citas, todas las citas quedarán sin confirmar.
3. Ver confirmación: La cita se marcará ahora como no confirmada, y su color cambiará para reflejar el estado no confirmado.

Panel lateral de citas: Registro de citas

La función Check In de InFlo le permite marcar a un cliente como llegado, haciendo que su estado sea visible para todo el personal.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente que desea registrar.
2. Localice la opción Check In: En la pestaña Detalles, busque el botón Registro.
3. Registro de la cita: Haga clic en el botón Registrar. Si esta cita está vinculada a otras citas, todas las citas vinculadas se registrarán simultáneamente.
4. Ver cambio de estado: La cita se marcará ahora como registrada y su color cambiará para indicar este estado.

Panel lateral de citas: Registro de citas

La función de pago de InFlo agiliza el proceso de pago de los servicios completados, vinculando una nueva transacción a la cita seleccionada y a cualquier cita vinculada.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente que desea comprobar.
2. Iniciar el pago: En la pestaña Detalles, busque el botón Salida.
3. Añadir artículos adicionales (Opcional): Puede añadir artículos adicionales a la venta según sea necesario en la pantalla de transacción.
4. Actualización del estado de los nombramientos: Una vez que se hace clic en Check Out, el estado de la cita se actualizará para mostrar que hay una transacción en curso.
5. Completar la transacción: Finalice el pago. Una vez finalizado, el estado de la cita cambiará de nuevo para reflejar que el servicio se ha completado por completo: servicio prestado y pago recibido.

Panel lateral de citas: Añadir servicios a una cita

Una vez reservada una cita, puede añadir citas adicionales si el cliente cambia de opinión o si una cancelación abre espacio para otro servicio.

1. Seleccione la cita: Haga clic en la cita del cliente al que desea añadir un servicio.
2. Localice la opción Añadir servicio: En la pestaña Detalles, pulse el botón Añadir servicio.
3. Añadir servicio: Se abre el panel lateral de reservas con la fecha, la hora (rellenada automáticamente con la hora de finalización de la cita original) y el cliente ya seleccionados. Busque y seleccione el servicio que desea añadir, elija una sala disponible y añada las notas de servicio necesarias.
4. Confirmar cambio: Revise los detalles de la segunda cita. Si todo parece correcto, haga clic en Crear cita para confirmar. Puede hacer clic en Finalizar reserva para finalizar el proceso o en Añadir cita para añadir más servicios a la cita.

Panel lateral de citas: Cancelar una cita

InFlo ofrece múltiples formas para que los clientes cancelen sus citas, pero su personal también puede cancelar citas en su nombre. Cuando un cliente haya pasado el periodo de cancelación, no podrá cancelar o cambiar la cita en línea y deberá ponerse en contacto con su personal. Usted puede cancelar una cita en cualquier momento en que un cliente decida no reprogramarla. En función de sus motivos de cancelación, seleccionará la opción más adecuada para cada situación.

1. Seleccione la cita: Pulse sobre la cita que desea anular.
2. Localizar la opción Cancelar: En la pestaña Detalles, haga clic en el botón Cancelar servicio.
3. Seleccione el motivo de cancelación: Se abrirá una ventana emergente de cancelación. Elija el motivo de cancelación apropiado en el menú desplegable.
4. Cargos por manipulación: Si el motivo de la cancelación implica un cargo (por ejemplo, una tasa por cancelación tardía), seleccione el método de pago y confirme el importe del cargo.
5. Revisar las citas vinculadas: Revise todos los servicios asociados a la cita. Si desea cancelar también las citas vinculadas, marque la casilla situada junto a cada una de ellas.
6. Añadir un comentario: Dependiendo de su configuración, añadir un comentario puede ser opcional u obligatorio. Proporcione contexto para la cancelación si es necesario.
7. Confirmar cambio: Compruebe los detalles de la cancelación. Si todo parece correcto, haga clic en Proceso para completar la cancelación. 

Para las cancelaciones en el mismo día, la cita permanecerá en la agenda, marcada con un banner azul que muestra el nombre del cliente, el nombre del servicio, el motivo de la cancelación y un comentario. Puede seguir haciendo clic en el banner para abrir el panel lateral de la cita y obtener más detalles.

Panel lateral de citas: Pestañas adicionales

Icono	Descripción
	Futuros nombramientos: Acceso rápido a las próximas citas de un cliente. Identifique fácilmente cuándo un cliente no tiene una cita futura, así como facilite rápidamente los detalles de su próxima cita programada. La pestaña muestra la siguiente información para cada cita futura: fecha (con día de la semana), hora, servicio, empleado asignado y sala.
	Notificaciones rápidas: Acceso rápido al rama notificaciones rápidas que haya configurado en los ajustes de su sucursal. Esto le permite enviar estas notificaciones con sólo 1 clic.
	Historial de nombramientos: Historial completo de todos los cambios realizados en la cita, ya sea por su personal o por el cliente. Este registro le mantiene plenamente informado al mostrar un registro de las modificaciones clave, como los cambios en el empleado asignado, la hora de la cita, la fecha, el estado, la sala y los detalles de la creación original. Cada entrada del registro muestra quién realizó el cambio y cuándo, lo que garantiza una clara responsabilidad y transparencia en todas las actualizaciones.
	Recomendaciones: Proporciona acceso inmediato a los objetivos del cliente y a los datos pertinentes etiquetas dinámicasEsta pestaña también agiliza la comunicación entre los equipos de back-office y front-office. En muchos negocios basados en servicios, el personal que realiza los servicios es diferente del que procesa los pagos o gestiona la caja, lo que puede dar lugar a intercambios que lleven mucho tiempo. La pestaña Recomendaciones minimiza esta necesidad mostrando comentarios sobre el servicio, así como recomendaciones de productos, servicios y paquetes del proveedor de servicios, junto con cualquier nota adicional. Para optimizar aún más las ventas, puede formar a su personal de back-office en las mejores prácticas para añadir comentarios detallados y estratégicos en esta pestaña. Además, las etiquetas dinámicas pueden conectarse a productos, servicios y paquetes. Estas etiquetas proporcionan un contexto rápido para el personal de atención al público al destacar los beneficios, lo que les permite hablar con conocimiento de causa con los clientes. Por ejemplo, un limpiador podría etiquetarse con "acné" e "hiperpigmentación", indicando que trata esos problemas específicos. Para obtener más información sobre la configuración de etiquetas dinámicas, haga clic en aquí.
	Asignar: Asignar adecuadamente los servicios para que se consuman adecuadamente. Paquetes:Si un servicio forma parte de un paquete, puede asignarlo a la visita correspondiente para asegurarse de que no se cobre al cliente por separado ese servicio. Cualquier pago adeudado por la visita se aplicará automáticamente a la transacción.Nota: Si se asigna un servicio a un paquete pero no está incluido en la visita del paquete seleccionado, se cobrará al cliente por ese servicio como un elemento separado. Confirme siempre que el servicio coincide con la visita del paquete para evitar cargos inesperados.Afiliación: Si un cliente está utilizando un crédito de afiliación activo para el servicio, asígnelo para que el pago de la afiliación esté vinculado a la cita. Especial: Si se aplica una oferta especial activa al servicio y el cliente tiene derecho al precio especial, asigne la oferta especial para asegurarse de que se cobra al cliente el precio con descuento correcto. Haga clic en aquí para saber cómo asignar un especial durante el proceso de reserva.